Leegstandbeheerders die het keurmerk willen voeren, moeten voldoen aan strenge normen en een gedragscode. In die code is vastgelegd dat beheerders die het keurmerk dragen aan vijf basiswaarden voldoen:
De eisen van het Keurmerk Leegstandbeheer zijn duidelijk vastgelegd en goed te controleren. Deze eisen worden periodiek aangepast op basis van nieuwe ervaringen, wijzigingen in de wetgeving en andere ontwikkelingen. Met ingang van 23 januari 2024 is het handboek deel A als het handboek deel B van kracht. Onderdeel van het handboek is een protocol voor betreding en gebruik waar beheerders en gebruikers aan moeten voldoen.
De bedragen die door de gecertificeerde leegstandbeheerders maximaal in rekening mogen worden gebracht bij het in gebruik geven van woonruimte zijn geïndexeerd conform de ConsumentPrijsIndex van het CBS. De maximaal door het Keurmerk toegestane vergoedingen voor woonruimte bedragen in 2024 € 223,11 (indien de bewoner zelf de nutskosten etc. voor zijn/haar rekening neemt) en € 309,86 (als de nutskosten inclusief zijn). De genoemde bedragen zijn per bruiklener.
Daarnaast gelden in 2024 de volgende maxima, ook deze bedragen zijn per bruiklener:
Minimaal één keer per jaar laat de Stichting een onafhankelijke inspectie uitvoeren bij alle leegstandbeheerders. Hieruit moet blijken dat zij zich houden aan de normen van het keurmerk. Is dit niet het geval, dan krijgt de leegstandbeheerder drie maanden de tijd om een oplossing te vinden. Lukt dit niet, dan wordt het keurmerk ingetrokken.
Aan het KLB-keurmerk zijn kosten verbonden.
Daarnaast brengt de inspectie-instelling ook kosten in rekening. Hiervoor zal voorafgaand aan de inspectie door de inspectie-instelling zelf een offerte worden gemaakt.
Gebruikers of andere belanghebbenden kunnen op- en aanmerkingen over een bestaande situatie melden bij het meldpunt van KLB. Het KLB behandelt meldingen vertrouwelijk en probeert in goed overleg een oplossing te vinden.
Wanneer partijen niet tot een gezamenlijke oplossing komen, dan kunnen zowel de gebruiker als de leegstandbeheerder terecht bij de klachtencommissie. Deze commissie werkt met een klachtenreglement. Zij toetst de klacht aan de wet, het klachtenreglement en aan de eisen van redelijkheid en billijkheid. Het oordeel van de klachtencommissie is bindend. Leegstandbeheerders die het keurmerk willen voeren, stemmen in met de procedures van de centrale klachtencommissie.
Indien een leegstandbeheerder het niet eens is met een besluit van het bestuur, kan de leegstandbeheerder bezwaar aantekenen bij de bezwaarcommissie.